La construcción del almacén está realizada en material noble. El techo de la nave ha sido fabricado de aleaciones metálicas no inflamables y está equipado con extractores eólicos que permiten mantener la temperatura por debajo de los 25º C durante todo el año. La distancia mínima entre la nave y la zona de baños, oficinas, vigilancia y comedor es de 10 metros.
Nuestra nave se encuentra cubierta por sensores de luz de "haz proyectado" para la prevención temprana de incendios. Contamos con un avanzado sistema de alarmas automáticas y manuales, monitoreo y vigilancia electrónica interna y externa permanente y una estratégica distribución de extintores de PQS y agua.
No existen conexiones eléctricas dentro de la nave del almacén. De día contamos con luz natural, gracias a que el 25% del techo de la nave esta cubierto por material que permite el paso de la luz. La iluminación nocturna se logra mediante luces de mercurio con sello antichispas y conexiones y cableado externos a la nave. Las instalaciones eléctricas externas han sido certificadas por especialistas.
Nuestra nave es a prueba de sismos, al igual que los racks que están apoyados sobre una losa de más de 30 cm. de espesor.
En el techo, el hermetismo y una red de canaletas de drenaje previenen daños por lluvias fuertes.
Sistemas eólicos y louvers permiten mantener la temperatura por debajo de los 25º C y la humedad por debajo del 65% durante todo el año. Termohigrómetros registran constantemente la humedad y temperatura.
Nuestra nave está totalmente aislada del exterior, lo que garantiza que no ingrese polvo y partículas externas que ensucien y contaminen los documentos. Equipos electrónicos instalados en todo el perímetro mantienen alejadas a plagas de insectos y roedores.
Contamos con un sistema de vigilancia electrónico en la modalidad 24 x 7, conectado a una central de monitoreo interna y a la vez externamente a la empresa Securitas. El ingreso al local es mediante un sistema de control electrónico por medio de huella digital y uso obligatorio de fotocheck. El acceso a la nave está restringido a personal autorizado, la puerta de ingreso cuenta con cerradura electrónica con clave. Todo el personal ha sido contratado siguiendo una estricta selección y revisión de antecedentes.
El perímetro del almacén cuenta con cerco eléctrico, detectores de intrusión y sensores manuales estratégicamente ubicados para su activación en caso de emergencias. Las instalaciones y puertas de acceso están cubiertas por un circuito cerrado de cámaras de televisión CCTV.
Nuestro sistema informático O'NEIL es el mejor del mundo en gestión de archivos. O'NEIL automatiza y le da seguridad y orden a los procesos, realiza trazabilidad de los documentos (seguimiento punto-a-punto de las cajas mediante el uso de terminales portátiles), controla y audita las operaciones y garantiza la integridad de los archivos.
El sistema tiene la capacidad de integrarse con otros sistemas de gestión documental y cuenta con una interface Web en español, que le permite a nuestros clientes participar en diversas tareas (revisión y visualización de documentos, reportes, solicitud de servicios y seguimiento de sus ordenes), eliminando la necesidad de llamadas telefónicas, faxes y correos electrónicos.
Nuestra sala de servidores tiene acceso restringido y está conectada con la sala de servidores de POLYSISTEMAS en Miraflores, de esta manera realizamos los respectivos backups de información de manera diaria y aseguramos la integridad de la información almacenada. POLYFILES cuenta con las políticas de seguridad de información empleadas por POLYSISTEMAS, de esta manera garantizamos que ninguna información propia o de nuestros clientes pueda ser extraída física o lógicamente.
